Neue Aufgaben landen in einem Projekt
Dein Admin legt ein Asana-Projekt fest, das die neuen Aufgaben erhält.
note1 + Asana
Was ihr im Meeting vereinbart, kommt als Aufgabe nach Asana
Mit note1 entstehen Asana-Aufgaben aus Meetings, ohne dass du etwas abtippst. note1 legt sie im gewählten Projekt an. Gibt es die Aufgabe dort schon, verknüpft note1 die vorhandene.
Einmal fürs ganze Team einrichten Vorhandene Aufgaben zuerst prüfen
Aufgaben wiedererkennen
Euer Asana-Projekt wird vor dem Anlegen geprüft
Oft kommt eine Aufgabe im Meeting erneut zur Sprache. note1 prüft deshalb die offenen Aufgaben im gewählten Projekt sowie die in den letzten 30 Tagen abgeschlossenen. Es gleicht ab, ob darin dieselbe Arbeit beschrieben wird.
01
Die Arbeit ist bereits erfasst
note1 verknüpft die Meeting-Aufgabe mit der passenden Aufgabe in Asana. Ein Kommentar ergänzt das Zitat aus dem Gespräch und den Meeting-Link.
02
Der Vorschlag wartet auf dich
Ist der Zusammenhang unsicher, fragt note1 nach deiner Bestätigung. Du kannst den Vorschlag per Klick annehmen oder ignorieren.
03
Eine neue Aufgabe kommt hinzu
Findet note1 nichts Passendes, legt es standardmäßig eine Aufgabe in Asana an. Du kannst das automatische Anlegen abschalten. Dann schlägt note1 dir die neue Aufgabe zunächst vor.
Über „Suggest“ lässt du dir jede mögliche Verknüpfung zur Bestätigung vorlegen. Bei „Auto-link“ übernimmt note1 eindeutige Treffer direkt. Weniger sichere bleiben Vorschläge, die du selbst prüfen kannst.
Die Aufgabe in Asana
Dein Team bekommt die Absprache gleich mit
Eine Aufgabe braucht mehr als einen Titel. note1 übernimmt den Hintergrund aus dem Gespräch, damit die verantwortliche Person direkt weiterarbeiten kann und den Call nicht erneut anhören muss.
Die Aufgabe ist beschrieben
note1 verwendet den Aufgabentext als Titel und fügt die zugehörige Beschreibung hinzu.
Die Vereinbarung ist nachlesbar
Der Name der verantwortlichen Person kommt mit. Dazu stehen das belegende Zitat und der Name der zitierten Person im Text.
Bei Bedarf geht es zurück zum Meeting
Ein Link öffnet die Meeting-Seite in note1. Dort liegen das vollständige Transkript und die Zusammenfassung.
Die Aufgabe wird zugewiesen
Findet note1 in Asana ein Konto mit der passenden E-Mail-Adresse, weist es die Aufgabe der verantwortlichen Person zu.
Auch erledigte Asana-Aufgaben werden berücksichtigt
Ungefähr jede Stunde prüft note1, ob verknüpfte Aufgaben in Asana abgeschlossen wurden. Dein Admin legt fest, ob die Meeting-Aufgabe dann automatisch erledigt wird, unverändert bleibt oder als „Possibly done“ erscheint. Damit schlägt note1 vor, sie als möglicherweise erledigt zu prüfen. Abgelehnte Vorschläge erscheinen nicht erneut.
- 01
Asana verbinden
Als Team-Admin gehst du in note1 zu „Team“ und „Integrations“. Wähle Asana aus und bestätige den Zugriff per OAuth. Die Verbindung steht danach dem ganzen Team zur Verfügung.
- 02
Zielprojekt wählen
Wähle das Asana-Projekt, in dem neue Aufgaben aus euren Meetings angelegt werden sollen.
- 03
Abgleich einstellen
Willst du jeden Treffer selbst bestätigen, nimm „Suggest“. Mit „Auto-link“ verknüpft note1 eindeutige Treffer automatisch und schlägt weniger sichere zur Prüfung vor.
Gut zu wissen
Das gilt für Aufgaben in Asana
Die E-Mail-Adresse verbindet die Konten
note1 nutzt die E-Mail-Adresse, um die verantwortliche Person einem Asana-Konto zuzuordnen und die Aufgabe zuzuweisen.
Spätere Änderungen bleiben in note1
Die Aufgaben werden von note1 nach Asana übertragen. Steht eine Aufgabe bereits in Asana, wird sie durch spätere Änderungen in note1 nicht aktualisiert. Auch das Abschließen in note1 schließt die Asana-Aufgabe nicht ab.
Übertragen wird nach der Verarbeitung
note1 überträgt die Aufgaben, sobald das Meeting verarbeitet ist. Manuell ergänzte Aufgaben werden beim Speichern übertragen. Wiederhole bei Bedarf eine einzelne Übertragung oder nutze „Sync all“, um alle Aufgaben eines Meetings erneut zu synchronisieren.
Häufige Fragen
SupportWie kommen die Aufgaben aus meinen Meetings nach Asana?
Ein Team-Admin verbindet Asana per OAuth und wählt das Projekt aus. Nach dem Verarbeiten eines Meetings verknüpft note1 dessen Aufgaben mit passenden Asana-Aufgaben. Ohne Treffer legt es bei eingeschaltetem automatischem Anlegen neue Aufgaben an. Die vollständigen Meeting-Notizen bleiben in note1.
Ist die verantwortliche Person schon zugewiesen?
Ja, wenn die E-Mail-Adresse der verantwortlichen Person zu einem Asana-Konto passt. note1 übernimmt dann die Zuweisung.
Wie berücksichtigt note1 unsere vorhandenen Aufgaben?
note1 durchsucht das gewählte Projekt nach offenen Aufgaben und solchen, die in den letzten 30 Tagen abgeschlossen wurden. Passt die Arbeit zur Meeting-Aufgabe, wird die Asana-Aufgabe verknüpft und kommentiert oder dir zunächst vorgeschlagen. Der Abgleich kann Duplikate nicht vollständig ausschließen.
Welche Angaben übernimmt note1 nach Asana?
Die neue Aufgabe bekommt den Aufgabentext als Titel und die Beschreibung. Dazu kommen der Name der verantwortlichen Person, ein belegendes Zitat mit dem Namen der zitierten Person und ein Link zum Meeting in note1.
Was passiert, wenn ich die Aufgabe in Asana erledige?
note1 prüft die verknüpften Aufgaben ungefähr stündlich. Dein Admin bestimmt, ob eine abgeschlossene Asana-Aufgabe auch die Meeting-Aufgabe abschließt, einen „Possibly done“-Vorschlag für möglicherweise erledigte Arbeit auslöst oder keine Änderung bewirkt.
Werden Änderungen in beide Richtungen synchronisiert?
Nein. note1 überträgt die Aufgaben nach Asana. Bearbeitest oder erledigst du eine Aufgabe später in note1, bleibt eine bereits angelegte Asana-Aufgabe unverändert.
Funktionen
Was note1 sonst noch für deine Meetings kann
Du kannst Meeting-Aufgaben auch an andere Tools übergeben. Slack bringt Zusammenfassungen und Antworten in euren Chat. Die Integrationsübersicht zeigt dir alle Verbindungen.
Slack
Teile Zusammenfassungen in Slack und stell dort Fragen an note1.
Linear
Meeting-Aufgaben kommen nach Linear. Passende Issues werden verknüpft.
Jira
Übergib Meeting-Aufgaben an Jira Cloud und nutze passende vorhandene Issues.
GitHub
note1 prüft vorhandene GitHub-Issues, bevor es aus Meeting-Aufgaben neue anlegt.
Trello
Meeting-Aufgaben kommen in eine Trello-Liste. Passende Karten werden verknüpft.
Todoist
Die Aufgaben aus deinen Meetings landen im gewählten Todoist-Projekt.
Motion
note1 legt Meeting-Aufgaben in deinem Motion-Workspace an.
Notion
Meeting-Aufgaben werden zu Seiten in deiner Notion-Datenbank.
Nach dem Meeting kannst du in Asana weiterarbeiten
Verbinde Asana für dein Team und wähle das Projekt für eure Aufgaben. note1 kann nach jedem verarbeiteten Meeting vorhandene Aufgaben verknüpfen oder neue erstellen.